1. Γενική εικόνα εφαρμογής

Το Merchants Pilot είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης παραγγελιών για επιχειρήσεις που θέλουν να αποκτήσουν πιο καθαρό έλεγχο, καλύτερη οργάνωση και ταχύτερη καθημερινή εργασία γύρω από το WooCommerce.

Αντί η ομάδα να κινείται αποσπασματικά ανάμεσα σε διαφορετικές οθόνες, πρόσθετα και σημεία ελέγχου, το Merchants Pilot συγκεντρώνει τις βασικές λειτουργίες σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Παραγγελίες, πελάτες, καταστήματα, χρήστες, πρόσβαση ομάδας, extra πεδία και εκτυπώσεις συνδέονται σε μία κοινή ροή, ώστε η επιχείρηση να δουλεύει με μεγαλύτερη ταχύτητα και σαφήνεια.

Η αξία της πλατφόρμας δεν βρίσκεται μόνο στο ότι «δείχνει δεδομένα». Βρίσκεται στο ότι βοηθά την επιχείρηση να λειτουργεί πιο σωστά: να εντοπίζει γρηγορότερα τις παραγγελίες που την ενδιαφέρουν, να διαχωρίζει ευθύνες μέσα στην ομάδα, να περιορίζει λάθη πρόσβασης, να οργανώνει καλύτερα την εκτύπωση και να αποκτά πιο επαγγελματική εικόνα στη διαχείριση της καθημερινότητας.

Το αποτέλεσμα είναι μια πιο ώριμη και πιο πρακτική εμπειρία εργασίας. Για επιχειρήσεις με ένα ή περισσότερα WooCommerce καταστήματα, το Merchants Pilot λειτουργεί ως κεντρικό σημείο οργάνωσης που μειώνει τη σύγχυση, εξοικονομεί χρόνο και επιτρέπει στην ομάδα να κινείται με σαφείς κανόνες και πιο σταθερή ροή.

Κύριες ενότητες

2. Πρώτη είσοδος και βασική πλοήγηση

Σύνδεση στην εφαρμογή

Ο χρήστης εισέρχεται με τα διαπιστευτήριά του από τη σελίδα σύνδεσης. Μετά από επιτυχημένο login μεταφέρεται στο Dashboard ή στην αρχική διαθέσιμη ενότητα, ανάλογα με το ρόλο και τα δικαιώματά του.

1. Συμπληρώστε όνομα χρήστη ή email και κωδικό.
2. Πατήστε Σύνδεση.
3. Αν η εταιρεία είναι σε αναστολή υπηρεσίας, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα και η πρόσβαση μπλοκάρεται.

Βασικά μέρη του interface

Γρήγορη πλοήγηση

• Χρησιμοποιήστε το sidebar για αλλαγή ενότητας.
• Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα κάθε λίστας πριν αναζητήσετε πρόβλημα στα δεδομένα.
• Σε σελίδες λίστας, ελέγχετε πάντα πρώτα την εταιρεία και το κατάστημα που βλέπετε.
• Σε περιπτώσεις περιορισμένης πρόσβασης, ελέγξτε συνδυαστικά ρόλο, σελιδο-δικαιώματα και store access.

3. Ρόλοι και δικαιώματα πρόσβασης

Η ασφάλεια και η σωστή οργάνωση μιας επιχείρησης δεν στηρίζονται μόνο στο ποιος έχει λογαριασμό. Στηρίζονται κυρίως στο ποιος βλέπει τι, σε ποια ενότητα μπαίνει και σε ποια καταστήματα έχει πραγματική πρόσβαση. Το Merchants Pilot ακολουθεί αυτή τη λογική με σαφή και πρακτικό τρόπο.

Επίπεδα πρόσβασης

Η κρίσιμη λογική πρόσβασης στα καταστήματα

Η λογική αυτή πρέπει να εφαρμόζεται με συνέπεια σε ενότητες όπως οι παραγγελίες, η προβολή παραγγελίας, τα καταστήματα, οι πελάτες και οι σχετικές εξαγωγές. Με αυτόν τον τρόπο, η πρόσβαση παραμένει καθαρή και η επιχείρηση αποφεύγει παρανοήσεις ή έκθεση δεδομένων σε λάθος χρήστη.

Πρακτικός έλεγχος δικαιωμάτων

1. Ελέγξτε αν ο χρήστης έχει πρόσβαση στη σωστή ενότητα.
2. Ελέγξτε αν ο χρήστης ανήκει στον σωστό λογαριασμό εταιρείας.
3. Ελέγξτε ποια καταστήματα είναι επιλεγμένα στην πρόσβαση καταστημάτων.
4. Αν δεν υπάρχει κανένα tick, ο χρήστης δεν πρέπει να βλέπει δεδομένα καταστημάτων.

4. Dashboard

Το Dashboard είναι η κεντρική σελίδα επισκόπησης. Στόχος του είναι να δώσει στον χρήστη άμεση εικόνα για τη δραστηριότητα, χωρίς να χρειάζεται να ανοίγει πρώτα λίστες παραγγελιών ή εταιρικά στοιχεία.

Τι περιμένουμε να βλέπουμε

• Συνοπτικούς μετρητές παραγγελιών
• Στοιχεία χρήσης πλάνου ή λογαριασμού
• Ενδείξεις εταιρείας / καταστημάτων
• Γρήγορη πλοήγηση σε κύριες ενότητες

5. Πακέτο χρήσης

Το πακέτο χρήσης καθορίζει τα λειτουργικά όρια και τις διαθέσιμες δυνατότητες του λογαριασμού. Είναι μία από τις πιο ουσιαστικές παραμέτρους της πλατφόρμας, γιατί εδώ ορίζεται με σαφήνεια τι περιλαμβάνει η χρήση του Merchants Pilot για κάθε επιχείρηση.

Ενδεικτικά πεδία πλάνου

• Όνομα πλάνου
• Τιμή
• Όριο καταστημάτων ανά εταιρεία
• Όριο παραγγελιών ανά μήνα
• Όριο εκτυπώσεων ανά μήνα
• Όριο θέσεων/χρηστών (seats ή concurrent logins, ανά υλοποίηση)
• Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ενότητας Finance
• Προαιρετικό εικονίδιο / image URL / order URL

Πότε επηρεάζει ορατά την εφαρμογή

6. Λογαριασμός εταιρείας

Κάθε εταιρικός λογαριασμός στο Merchants Pilot συνδέεται με το αντίστοιχο πακέτο χρήσης, διαθέτει τους δικούς του χρήστες και τα δικά του καταστήματα και λειτουργεί ως οργανωμένη, ξεχωριστή οντότητα μέσα στην πλατφόρμα.

Βασικές ενέργειες

1. Δημιουργία νέας εταιρείας
2. Ανάθεση πλάνου
3. Ορισμός στοιχείων επικοινωνίας
4. Έλεγχος κατάστασης υπηρεσίας
5. Ενεργοποίηση ή αναστολή πρόσβασης

Αναστολή υπηρεσίας

Η πλατφόρμα υποστηρίζει δυνατότητα αναστολής πρόσβασης μιας εταιρείας για οικονομικούς ή λειτουργικούς λόγους. Στην κατάσταση αυτή, οι χρήστες της εταιρείας ενημερώνονται με σχετικό μήνυμα κατά την είσοδο.

Διαγραφή εταιρείας

Η διαγραφή εταιρείας είναι διοικητική ενέργεια υψηλού ρίσκου, επειδή μπορεί να συμπαρασύρει παραγγελίες, items, notes, meta και συνδεδεμένα δεδομένα. Πριν γίνει διαγραφή, πρέπει να υπάρχει σαφής επιβεβαίωση και αντίγραφο ασφαλείας.

7. Χρήστες

Η ενότητα Users ελέγχει ποιος μπαίνει, τι βλέπει και μέχρι πού φτάνει. Εδώ δεν μιλάμε απλώς για ονόματα. Μιλάμε για πραγματική επιχειρησιακή ασφάλεια.

Τι διαχειρίζεστε εδώ

• Δημιουργία και επεξεργασία χρηστών
• Συσχέτιση χρήστη με εταιρεία
• Ορισμός ρόλου ή επιπέδου πρόσβασης
• Page permissions
• Store access permissions

Πρακτική οδηγία

Μην δίνετε “πλήρη διαχείριση” επειδή βολεύει. Αυτή η συνήθεια είναι η αρχαία ελληνική μέθοδος «ας του τα ανοίξω όλα και βλέπουμε», που καταλήγει πάντα σε μπελά.

Τυπική διαδικασία δημιουργίας χρήστη

1. Εισάγετε βασικά στοιχεία χρήστη.
2. Ορίστε την εταιρεία στην οποία ανήκει.
3. Δώστε μόνο τα απαραίτητα page permissions.
4. Μεταβείτε στο User Store Access και ορίστε ακριβώς τα καταστήματα που πρέπει να βλέπει.
5. Αποθηκεύστε και δοκιμάστε με πραγματικό login.

8. Καταστήματα

Τα καταστήματα είναι οι πραγματικές WooCommerce πηγές δεδομένων. Κάθε store ανήκει σε εταιρεία και έχει δικά του στοιχεία σύνδεσης, αναγνώρισης και branding.

Χαρακτηριστικά καταστήματος

• Σύνδεση με συγκεκριμένη εταιρεία
• API token / bridge token
• Κατάσταση τελευταίου συγχρονισμού
• Τελευταίο μήνυμα συγχρονισμού
• Στοιχεία επικοινωνίας: διεύθυνση, διαχειριστής, τηλέφωνο, email
• Λογότυπο καταστήματος που μπορεί να υπερισχύει του default

Τι προσέχουμε

• Ο κεντρικός διαχειριστής μπορεί να χειριστεί πλήρως tokens και γενικά store στοιχεία.
• Οι εταιρικοί χρήστες βλέπουν και επεξεργάζονται μόνο τα καταστήματα της εταιρείας τους, ανάλογα με το ρόλο τους.
• Το λογότυπο store μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε sidebar ή εκτυπώσεις όπου έχει προβλεφθεί override.

9. Παραγγελίες

Η ενότητα Orders είναι ο πυρήνας του συστήματος. Εδώ ο χρήστης βλέπει συγκεντρωτικά τις παραγγελίες των επιτρεπόμενων καταστημάτων, εφαρμόζει φίλτρα, ανοίγει κάθε παραγγελία και εκτελεί ενέργειες που σχετίζονται με την καθημερινή λειτουργία.

Τυπικά στοιχεία λίστας

• Κωδικός παραγγελίας
• Ημερομηνία
• Κατάστημα
• Πελάτης
• Συνολικό ποσό
• Κατάσταση
• Ενέργειες προβολής / εκτύπωσης

Σωστή ροή ελέγχου όταν «δεν βλέπω παραγγελίες»

1. Ελέγξτε αν ο χρήστης έχει δικαίωμα στη σελίδα Παραγγελίες.
2. Ελέγξτε τα store access ticks.
3. Καθαρίστε ή ελέγξτε φίλτρα ημερομηνίας, store, αναζήτησης.
4. Ελέγξτε αν η εταιρεία βρίσκεται σε αναστολή ή έχει περιορισμό πλάνου.
5. Ελέγξτε το store sync αν λείπουν συγκεκριμένες παραγγελίες.

Σχέση με τα store access permissions

Η λίστα παραγγελιών πρέπει να εμφανίζει μόνο δεδομένα από τα καταστήματα που επιτρέπονται στον χρήστη. Δεν είναι αποδεκτό να “γλιστράνε” παραγγελίες από μη τικαρισμένα stores.

10. Προβολή παραγγελίας

Η σελίδα προβολής παραγγελίας συγκεντρώνει όλα τα σημαντικά στοιχεία για εκτέλεση, έλεγχο και εκτύπωση. Η σωστή παρουσίαση εδώ είναι ζωτικής σημασίας, γιατί από αυτή τη σελίδα συχνά δουλεύει το προσωπικό αποθήκης, τηλεφωνικής εξυπηρέτησης ή λογιστηρίου.

Στοιχεία που πρέπει να ελέγχονται

• Στοιχεία πελάτη
• Γραμμές προϊόντων
• Μεταφορικά
• Τρόπος πληρωμής
• Τρόπος αποστολής
• Σχόλια ή σημειώσεις πελάτη
• Extra fields από Woo metadata

Γιατί είναι κρίσιμη η σελίδα

Εδώ συνδέονται όλα: παραγγελία, πελάτης, extra πεδία, αποστολή, πληρωμή και εκτύπωση. Αν κάτι αποτυπωθεί λάθος εδώ, θα τυπωθεί λάθος. Και μετά ψάχνεις γιατί βγήκε λάθος δελτίο. Η παράδοση ξέρει: πρώτα σωστή παραγγελία, μετά σωστή εκτύπωση.

11. Πελάτες

Η ενότητα πελατών συγκεντρώνει τις εγγραφές πελατών που προκύπτουν από τις παραγγελίες των καταστημάτων. Χρησιμεύει για γρήγορη αναζήτηση, ιστορικό και εξαγωγή δεδομένων.

Τυπικές λειτουργίες

• Αναζήτηση πελάτη
• Προβολή πελάτη
• Εκτύπωση ή export, όπου προβλέπεται
• Φιλτράρισμα βάσει store access

Κρίσιμος κανόνας

Όπως και στις παραγγελίες, έτσι και στους πελάτες, ο χρήστης πρέπει να βλέπει μόνο δεδομένα από τα επιτρεπόμενα καταστήματα. Αν αυτό δεν τηρείται, έχουμε διαρροή δεδομένων μεταξύ καταστημάτων — πράγμα απαράδεκτο.

12. Extra Fields Mapping

Το Extra Fields Mapping υπάρχει για να μετατρέπει ακατέργαστα Woo metadata σε χρήσιμες, φιλικές και κατανοητές ετικέτες μέσα στο Merchants Pilot και στις εκτυπώσεις.

Τι λύνει πρακτικά

• Άναρχα meta keys από plugins checkout
• Ακατανόητα τεχνικά ονόματα πεδίων
• Επιλογή ποια extra fields θα εμφανίζονται σε προβολή ή εκτύπωση

Παράδειγμα λογικής

13. Εκτυπώσεις

Η εφαρμογή υποστηρίζει εκτυπώσεις παραγγελιών σε περισσότερες από μία μορφές, με βασικούς τύπους την A4 και την thermal. Η εκτύπωση δεν είναι απλή πολυτέλεια. Είναι λειτουργία παραγωγής.

Τι πρέπει να περιλαμβάνεται

• Στοιχεία πελάτη
• Προϊόντα και ποσότητες
• Μεταφορικά / κόστος αποστολής
• Τρόπος αποστολής
• Τρόπος πληρωμής
• Σχόλια πελάτη
• Extra fields που έχουν επιλεγεί
• Λογότυπο εφαρμογής ή store όπου προβλέπεται

A4 vs Thermal

14. Ροή χρημάτων / Finance

Η ενότητα Finance είναι feature-gated. Δεν εμφανίζεται υποχρεωτικά σε όλους. Η διαθεσιμότητά της εξαρτάται από το πλάνο της εταιρείας ή από ξεχωριστό εταιρικό override.

Τι σημαίνει αυτό πρακτικά

• Μία εταιρεία μπορεί να έχει πλήρη πρόσβαση στη ροή χρημάτων.
• Μία άλλη μπορεί να μην βλέπει καν την ενότητα.
• Ακόμα και όταν είναι ενεργή, ισχύουν οι περιορισμοί store access του χρήστη.

Πότε ελέγχεται

1. Όταν δεν εμφανίζεται το menu Finance ενώ ο χρήστης το περιμένει.
2. Όταν ο χρήστης ανοίγει Finance αλλά δεν βλέπει αποτελέσματα.
3. Όταν χρειάζεται να επιβεβαιωθεί αν το πλάνο περιλαμβάνει την ενότητα.

15. Προφίλ εταιρείας

Το Προφίλ εταιρείας συγκεντρώνει τα βασικά στοιχεία της επιχείρησης μέσα στο Merchants Pilot. Είναι το σημείο όπου παρουσιάζεται η βασική ταυτότητα του λογαριασμού και πληροφορίες που σχετίζονται με την επαγγελματική εικόνα και την οργάνωση της εταιρείας.

Συνήθη πεδία

• Επωνυμία εταιρείας
• Στοιχεία επικοινωνίας
• Branding ή λογότυπο
• Συσχέτιση με πλάνο ή πληροφοριακά στοιχεία λογαριασμού

16. Πρόσβαση σε καταστήματα

Η ενότητα Πρόσβαση σε καταστήματα είναι από τις πιο σημαντικές για την καθημερινή οργάνωση της ομάδας. Εδώ ορίζεται με ακρίβεια ποια καταστήματα μπορεί να δει ή να διαχειριστεί κάθε χρήστης.

Κανόνας λειτουργίας

Πότε χρησιμοποιείται

• Όταν θέλετε ένας χρήστης να βλέπει μόνο συγκεκριμένα stores.
• Όταν πρέπει να κοπεί η πρόσβαση σε store χωρίς να κοπεί όλος ο λογαριασμός.
• Όταν γίνεται debugging σε δεδομένα που εμφανίζονται “παράξενα”.

Ορθή διαδικασία

1. Ανοίξτε τον χρήστη.
2. Μεταβείτε στη σελίδα ή στην ενότητα πρόσβασης καταστημάτων.
3. Τικάρετε μόνο τα επιτρεπόμενα stores.
4. Αποθηκεύστε.
5. Δοκιμάστε πρακτικά με login του χρήστη.

17. Εμφάνιση

Η εφαρμογή υποστηρίζει επιλογές εμφάνισης σε επίπεδο χρήστη, όπως theme mode και theme color. Σκοπός είναι η προσαρμογή της διεπαφής χωρίς να αλλάζει η επιχειρησιακή λογική.

Τυπικές επιλογές

• Light / Dark mode
• Χρωματική παραλλαγή interface

Τι δεν αλλάζει

Η εμφάνιση αλλάζει το οπτικό αποτέλεσμα, όχι τα δικαιώματα, όχι την εταιρεία, όχι τα store access rules. Όμορφο dashboard χωρίς σωστά permissions είναι σαν γυαλισμένο ντουλάπι με λάθος κλειδί: ωραίο, αλλά άχρηστο.

18. Όρια χρήσης και επιχειρησιακή λογική

Το Merchants Pilot δεν λειτουργεί μόνο ως περιβάλλον προβολής. Βασίζεται και σε συγκεκριμένα όρια χρήσης που πρέπει να αποτυπώνονται καθαρά στην πραγματική λειτουργία του λογαριασμού.

Κύριοι τύποι ορίων

• Μέγιστος αριθμός καταστημάτων
• Μέγιστος αριθμός παραγγελιών ανά μήνα
• Μέγιστος αριθμός εκτυπώσεων ανά μήνα
• Μέγιστος αριθμός θέσεων / χρηστών / concurrent access, ανά υλοποίηση

Τι πρέπει να ελέγχεται επιχειρησιακά

• Αν ένα όριο έχει ξεπεραστεί, η εφαρμογή πρέπει να το επικοινωνεί καθαρά.
• Το UI πρέπει να δείχνει πρόοδο χρήσης όπου έχει προβλεφθεί.
• Οι αποκλεισμοί πρέπει να είναι συνεπείς και όχι να εμφανίζονται “μια ναι, μια όχι”.

19. Συνηθισμένες εργασίες

Πώς δημιουργώ νέα εταιρεία

1. Μεταβείτε στις Εταιρείες.
2. Πατήστε δημιουργία νέας εταιρείας.
3. Συμπληρώστε στοιχεία.
4. Αναθέστε πλάνο.
5. Αποθηκεύστε.

Πώς δημιουργώ νέο χρήστη εταιρείας με περιορισμένα stores

1. Μεταβείτε στους Χρήστες.
2. Δημιουργήστε χρήστη και συνδέστε τον με τη σωστή εταιρεία.
3. Δώστε μόνο τα απολύτως απαραίτητα page permissions.
4. Ανοίξτε το User Store Access.
5. Τικάρετε μόνο τα stores που πρέπει να βλέπει.
6. Αποθηκεύστε και δοκιμάστε πρακτικά.

Πώς ελέγχω γιατί ένας χρήστης δεν βλέπει παραγγελίες

1. Ελέγξτε αν έχει πρόσβαση στη σελίδα Orders.
2. Ελέγξτε τα store access ticks.
3. Ελέγξτε αν υπάρχουν φίλτρα που κρύβουν τα αποτελέσματα.
4. Ελέγξτε το συγχρονισμό καταστήματος.
5. Ελέγξτε αν η εταιρεία είναι σε αναστολή ή με περιορισμό πλάνου.

Πώς ενεργοποιώ ή ελέγχω το Finance module

1. Ανοίξτε το πλάνο της εταιρείας ή το εταιρικό override.
2. Επιβεβαιώστε ότι η ενότητα Finance είναι ενεργή.
3. Ελέγξτε αν ο χρήστης έχει τα σωστά page permissions.
4. Ελέγξτε και πάλι τα stores που έχει δικαίωμα να δει.

20. Συχνές ερωτήσεις και έλεγχοι

Δεν βλέπω παραγγελίες. Τι ελέγχω πρώτο;

Πρώτα τα φίλτρα, μετά τα δικαιώματα σελίδας, μετά το User Store Access, μετά το sync του store. Αυτή είναι η σωστή σειρά. Όχι το αντίστροφο.

Ο χρήστης βλέπει καταστήματα που δεν πρέπει. Τι φταίει;

Συνήθως ένα από τα εξής:

• Έχει δοθεί υπερβολικό page permission
• Δεν εφαρμόζεται σωστά το store filtering
• Υπάρχει παλιά λογική “κανένα tick = όλα”, η οποία πρέπει να έχει αντικατασταθεί

Γιατί δεν εμφανίζεται το Finance menu;

Ελέγξτε πρώτα αν το πλάνο της εταιρείας επιτρέπει την ενότητα. Μετά ελέγξτε αν υπάρχει override και αν ο χρήστης έχει σχετικό permission.

Η εταιρεία κάνει login αλλά δεν προχωρά. Γιατί;

Πιθανή αναστολή υπηρεσίας. Ελέγξτε την κατάσταση του λογαριασμού εταιρείας και το σχετικό μήνυμα που εμφανίζεται κατά την είσοδο.

Γιατί να βάλω screenshots στον οδηγό και όχι μόνο κείμενο;

Γιατί το προσωπικό σπάνια διαβάζει επικά οδηγόs με κλειστά μάτια και ανοιχτή ψυχή. Με εικόνα, ξέρει πού να κοιτάξει. Με σκέτο κείμενο, χάνεται στο δεύτερο scroll.